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新年会の案内メール!社外向けで気を付けるべきポイントは?

会社でパソコンを操作するビジネスマン

 

社外の方へ向けて新年会の案内メールを配信する際、忙しい合間を縫ってでも参加したいと思ってもらう必要があります。ビジネスマナーを心得た文面で簡潔、丁寧に伝えるよう心掛けましょう。会場が行ってみたいお店だとより効果的かもしれません。

 

 

挨拶、要件、担当者すべてを分かりやすく!

 

件名は、一目見て内容が分かるように「新年会」「要返信」「開催日程」を入れておくと良いでしょう。

 

例)【ご返信ください】:株式会社〇〇新年会(1/××開催)のお知らせ

 

文面には、まず季節の挨拶文や日頃お世話になっているお礼、ねぎらいの言葉を入れ、新年会を開く旨、参加のお誘いの言葉などを盛り込みます。

日時、会場のほか、会場までの分かりやすい地図と、当日、確実に連絡が取れる電話番号も必ず記載しましょう。

駐車場の有無や最寄り駅についても書いておくと親切です。

 

もし招待や接待でない場合は参加費を、ドレスコードや持参して欲しいものがある場合はその旨の記載も忘れずに。

読み手のことを考えて、案内メール一通で質問での返信がないよう、明瞭かつ簡潔な文面を心掛けるようにしましょう。

 

また、先方に出欠の返信をしていただく必要がありますので、

「ご多忙中のところ、またメールでのご案内で誠に恐縮ではございますが、何卒ご臨席賜りますようお願い申し上げます。当日の出欠については、このメールの返信にて、1月△△日までに 〇〇宛にお知らせください。」

というような文面も必要です。

 

年始は忙しい時期なので、案内メールは日程に余裕を持って配信するようにしましょう。

ギリギリだと先約ができてしまい参加できない可能性が高くなります。

 

とはいえ、早すぎるとまだ先だと思って予定の目途が立ってからと後回しにされ、忘れられてしまうかもしれません。

開催日の1か月前くらいを目途にメールを送信すると良いでしょう。

 

 

社外の相手を新年会クルージングへ招待しよう

 

停泊している白いクルーザー

 

招待する方の役職や年代にもよりますが、得意先の接待も兼ねた新年会となると、カジュアルな会場で開催するわけにはいかないので選択肢は限られてしまいます。

新年会シーズン、ちょうど良いと思うお店は早々に準備を始めても予約を取るのは難しいものです。

 

参加人数の目途がまだ立たないけれど要望が多くなってしまいそうな場合、また、個性のある新年会にしたいという場合におすすめなのがアニバーサリークルーズです。

クルージングでの接待は珍しいので、絶好のアピールチャンスにもなるのではないでしょうか。

 

例えば招待する得意先の担当者が、複数の競合他社の担当をしている場合、いくつものお誘いがあり日程が重なってしまうこともあるかもしれません。

年始の忙しい時期、参加してみたいと思わせる会であることも重要なので、そういった意味で会場の選定は重要な要素のひとつです。

 

いつもと違う雰囲気で心地良く海風を感じながら、お酒も進み会話もいつも以上に弾むかもしれません。

 

会社行事、結婚式の二次会、少人数でのバーベキューなど、1組ごとに全く異なるさまざまなシチュエーションに対応できる点が完全オーダーメイド型クルージングの良さです。

わがまま大歓迎のアニバーサリークルーズをぜひ利用してみてください。

 

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