飲み会の幹事様が一番気を遣うのは、お金に絡む部分ではないでしょうか？
お金に関することなので、些細なミスも、大きなトラブルに発展する可能性があります。
そこで、どのようにすればスムーズに会費を徴収することができるかをご紹介したいと思います。
飲み会の会費は事前に集める方が良い
飲み会の会費は確実に徴収しなければなりません。
会計時のトラブルは、幹事が自腹を切ることになったり、幹事の評価を下げることにもつながったりします。
また、飲み会終了後に会費を徴収すると、徴収する幹事も、会費を払う側も、双方が酔っ払っている状態なので、徴収漏れや、お金の受け渡しミスなどが起こる可能性が高まります。
お釣りがすぐに用意できなかったり、お金の計算にまごついたりしていると、会の進行にも影響し、参加者も興醒めしてしまうかもしれません。
やはり会費は事前に集めておくのが吉です。
そうすれば徴収ミスは防げますし、会の進行を妨げることもなくなります。
後々トラブルのタネが残らないためにも、会費は事前に徴収し、飲み会終了時にスムーズに支払いができるよう、あらかじめ準備しておくことをおすすめします。
実際かかった費用を、後日精算して参加者に請求するというやり方もありますが、この場合、事前にいくらかかるのか参加者には分からないので、あまり親切な方法とはいえません。
また、お店への支払い時に幹事が会計を立て替える必要が出てきます。
もし飲食代がいくらになるか読めないようなときには、概算の料金を事前に徴収し、後日金額の差異を返金あるいは追加徴収する方が良いでしょう。
ただその場合には、みんながきちんと納得できるような会計報告が必須です。
また追加徴収は、する側もされる側も、あまり良い気分ではありませんので、事前に徴収する際に余裕を持って少し高めの金額設定をし、不足金が出ないようにすることをおすすめします。
メールの例文をご紹介
次に、会費を事前徴収する際のメールの送り方についてですが、以下に例文をご紹介しますので、参考にしてみてください。
なお、飲み会の案内（日時、場所、会費等）については、事前に連絡済みと想定します。
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（件名：『◯◯部歓送迎会 会費の事前徴収のお願い』）
◯◯部 各位
皆様、日々の業務お疲れ様です。
◯◯部歓送迎会の件につきまして、先日ご案内しましたとおり、
事前に会費を集めさせていただきたいと思います。
◯月◯日に幹事が集金にまいりますので、ご準備のほどお願いいたします。
なお、歓送迎会は予定通り下記の要領にて実施いたします。
記
1.日程 ◯◯年◯◯月◯◯日（◯曜日）
2.時間 ◯◯:◯◯〜◯◯:◯◯
3.場所 居酒屋◯◯
住所：
電話番号：
地図：（Googleマップ等のURL）
4.会費 ￥◯,◯◯◯.−
すでに参加表明をいただいている方で、急遽ご都合が悪くなられた場合は、
◯月◯日までに、当メールの返信または口頭にて幹事にお知らせください。
当日のキャンセルは返金ができませんので、ご留意いただきますようお願いいたします。
それではよろしくお願いいたします。
代表幹事 ◯◯
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上記の例文のポイントは、まず件名を一目見れば内容が分かるようにするということです。
『お疲れ様です』や『◯◯部の◯◯です』といった、内容の分からない件名は避けましょう。
次に、すでに連絡済みであっても、再度日時や場所などの情報を伝えることです。
飲み会の日程をうっかり忘れてしまう人もなかにはいます。
リマインダーの意味も込めて、重要な内容は何度か連絡した方が無難です。
そして、出欠確認後に都合が悪くなる人もいます。当日のドタキャンが出ないよう、期限を決めてキャンセルの連絡をもらえるようにしておくことが大切です。
また、当日のキャンセルは料金が発生するお店がほとんどなので、返金はできないという点もはっきり伝えておきましょう。
会場はもうお決まりですか？
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やはり毎回変わり映えのしない居酒屋ですと、マンネリ化して盛り上がりにも欠けてしまいますし、参加率も悪くなってしまうでしょう。
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幹事様の株も上がることでしょう。
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編集長 | 高橋 知里
