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飲み会の会費徴収メールの送り方とは?事前に集めておくと◎

集金袋とお金

飲み会の幹事様が一番気を遣うのは、お金に絡む部分ではないでしょうか?お金に関することなので、ささいなミスも、大きなトラブルに発展する可能性があります。

トラブルを防ぐために、事前に会費についてのメールを送り、お金を回収しておくと安心です。

この記事では、会費徴収をする際のメールのポイントや例文をご紹介します。 また、普段とは違う飲み会の会場としておすすめな、アニバーサリークルーズの貸切クルージングについてもご紹介していきます。飲み会の幹事を任された方は、ぜひ参考にしてください。

飲み会の会費は事前に集める方が良い

集金袋と電卓

飲み会の会費は事前に集めるパターンと後日集めるパターンがありますが、事前に集めることで、当日の負担を軽減できます。

事前に会費を集めるメリット

飲み会の会費は確実に徴収しなければなりません。会計時のトラブルは、幹事が自腹を切ることになったり、幹事の評価を下げることにもつながったりします。

また、飲み会終了後に会費を徴収すると、徴収する幹事も、会費を払う側も、双方が酔っ払っている状態なので、徴収漏れや、お金の受け渡しミスなどが起こる可能性が高まります。

後々トラブルのタネが残らないためにも、会費は事前に徴収し、飲み会終了時にスムーズに支払いができるよう、あらかじめ準備しておくことをおすすめします。

追加徴収という方法も

もし飲食代がいくらになるか読めないようなときには、概算の料金を事前に徴収し、後日金額の差異を返金あるいは追加徴収する方法もあります。

その場合には、参加者がきちんと納得できるように領収書を添付するのも大事です。また追加徴収は、する側もされる側も、あまり良い気分ではありませんので、へりくだった表現を用いましょう。

メールの例文をご紹介

キーボードを打つ手

会費を事前徴収する際のメールの送り方について、以下に例文をご紹介しますので、参考にしてみてください。

なお、飲み会の案内(日時、場所、会費等)については、事前に連絡済みと想定します。

事前徴収の例文

(件名:『◯◯部歓送迎会 会費の事前徴収のお願い』)

◯◯部 各位

皆様、日々の業務お疲れ様です。
◯◯部歓送迎会の件につきまして、先日ご案内しましたとおり、事前に会費を集めさせていただきたいと思います。
◯月◯日に幹事が集金にまいりますので、ご準備のほどお願いいたします。

なお、歓送迎会は予定通り下記の要領にて実施いたします。

     記

  1. 日程 ◯◯年◯◯月◯◯日(◯曜日)
  2. 時間 ◯◯:◯◯〜◯◯:◯◯
  3. 場所 居酒屋◯◯

    住所:

    電話番号:

    地図:(Googleマップ等のURL)

  4. 会費 ¥◯,◯◯◯.−

すでに参加表明をいただいている方で、急遽ご都合が悪くなられた場合は、◯月◯日までに、当メールの返信または口頭にて幹事にお知らせください。

当日のキャンセルは返金ができませんので、ご留意いただきますようお願いいたします。

それではよろしくお願いいたします。

代表幹事 ◯◯

例文のポイントは、まず件名を一目見れば内容が分かるようにするということです。

『お疲れ様です』や『◯◯部の◯◯です』といった内容の分からない件名は避けましょう。

次に、すでに連絡済みであっても、再度日時や場所などの情報を伝えることです。飲み会の日程をうっかり忘れてしまう人も中にはいます。リマインダーの意味も込めて、重要な内容は何度か連絡した方が無難です。

そして、出欠確認後に都合が悪くなる人もいます。当日のドタキャンが出ないよう、期限を決めてキャンセルの連絡をもらえるようにしておくことが大切です。また、当日のキャンセルは料金が発生するお店がほとんどなので、返金はできないという点もはっきり伝えておきましょう。

追加徴収の例文

(件名:『◯◯部歓送迎会 会費の追加徴収のお願い』)

◯◯部 各位

お疲れ様です。◯◯です。

先日は、お忙しい中、歓送迎会に出席いただき、誠にありがとうございました。楽しいひとときを過ごすことができ感謝しています。

会費に関して誠に申し訳ございませんが、追加の徴収が必要となりました。
お手数をおかけいたしますが、下記の情報をご確認いただき、お支払いいただければ幸いです。

  1. 飲み会の事前費用(円)
  2. 実際にかかった費用(円)

一人あたり◯◯◯円の徴収が必要です。※領収書を添付しておりますのでご確認ください。

誠に勝手ながら、明日までに集金に伺いますので、ご準備のほど、よろしくお願い申し上げます。

代表幹事 ◯◯

会場はもうお決まりですか?

船内パーティー会場

※大型クルーザー「セレブリティ2」の船内

もし飲み会の会場選びに悩んでおられるなら、アニバーサリークルーズの貸切クルージングをご検討してみてはいかがでしょう?

「会社の飲み会でクルーザー!?」と意外に思われるかもしれませんが、最近では会社の行事(慰安旅行、歓送迎会、お花見、納涼会、忘年会等)で貸切クルーザーをご利用いただくケースが増えています。

やはり毎回変わり映えのしない居酒屋では、マンネリ化して、参加率も悪くなってしまうでしょう。

マルコポーロ号外観

※大型クルーザー「マルコポーロ」の外観

その点、アニバーサリークルーズの貸切クルージングでしたら、インパクトは満点!豪華な装飾のクルーザーや広々としたデッキ付きのクルーザー、和風情緒が感じられる屋形船など、さまざまなクルーザーをご用意しています。普段とは違う会場で参加者をあっと驚かせてみてはいかがでしょうか。

豊富な料理プランも魅力

オリエンタルノア船内

アニバーサリークルーズは料理やお酒にも力を入れています。

カジュアルなお弁当から和食・洋食のビュッフェ、さらに船上BBQなど、ご予算に合わせて自由にお選びいただくことができます。ドリンクは料理プランに飲み放題がセットでついているので、飲み会に最適です。

寿司職人の乗船プラン

特におすすめな料理プランは、寿司職人が同船して目の前で寿司を握るコースです。船上で握りたての寿司を食べるという贅沢な体験ができます。おいしい寿司と一緒に楽しい時間を過ごせば、大満足の飲み会となるでしょう。

オプションも充実

ベリーダンサー

飲んで食べて、ほろ酔い気分になってきたら、楽しい余興でより盛り上がってみませんか。アニバーサリークルーズが提供しているオプションでは、プロのマジシャンやベリーダンサー、ジャズ奏者を呼び、目の前で披露してもらえます。臨場感のあるエンターテイメントショーは、会場全体を盛り上げて楽しいひとときを作ります。また、マジックやダンスはゲスト参加型で全員が体を動かして体験できる時間も設けられます。

このほかにも、ドリンクのランクアップやケーキの手配、送迎バスなどもオプションで追加できます。どのような飲み会にするか迷ったら、ぜひ一度コンシェルジュにご相談ください。お客様のご要望に添った最適なご提案をさせていただきます。

編集長 | 高橋 知里

編集長・主任クルーズコンシェルジュを務めております高橋です。弊社の貸切クルージングの魅力を感じていただけるよう、様々な切り口から記事を掲載しています。少しでも、みなさまのお役に立てれば幸いです。

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