飲み会の幹事の仕事は、招待状やメールを送り、参加者を募るところから始まります。
最初の段階でつまずかないためにも、要点を押さえて、簡潔で分かりやすい招待状を書けるようにしたいものです。
飲み会は招待状やメールを送るところからスタート！
幹事をすることに慣れていない方は、招待状と言われても「何を書くの？」「レイアウトは？」「言葉遣いは？」など、悩むことが多くありますよね。
しかし、ポイントさえ押さえておけば簡単に書くことができるようになります。
それでは、招待状を書く際のポイントについてご紹介します。
1.ビジネス書式を用いる
友達同士の飲み会ならまだしも、会社の飲み会ともなれば、きちんとビジネス書式を用いるのがマナーです。
あまりくだけた文章表現にすると、稚拙な印象を相手に与えてしまい、あなたの評価を下げてしまうことにもなりかねません。
書き出しは、「〇〇部 各位」「〇〇会の皆様」といった形で、宛名を明記します。
次に、簡単なあいさつ文を入れましょう。
職場の同僚であれば「日々の業務お疲れ様です。」などで十分です。
取引先に向けて書く場合は、
「拝啓 貴社ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。平素は格別のご協力を賜り、厚くお礼申し上げます。」
といった形です。
特にお客様への招待状の場合は、失礼があっては大変なので、ビジネス文例集を参考にしたり、上司に相談のうえ書くようにしましょう。
2.ポイントは箇条書きで
ビジネス書式では、読み手がひと目で要点を理解できるように書くことが求められます。
そこで、重要なポイントについては箇条書きで記載するようにしましょう。
飲み会における重要ポイントは、開催日、時間、場所、会費の4項目です。
例文をご紹介
以上を踏まえ、招待状の具体的な書き方をご紹介します。
モデルケースとして、会社（営業部内）の忘年会の招待状を、メールで送る場合とします。
また、日程調整はあらかた終わっているものと想定します。
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営業部 各位
皆様、日々の業務お疲れ様です。
今年も恒例の営業部忘年会を、下記の要領にて開催したいと思います。
お忙しい時期かとは思いますが、奮ってご参加いただきますようお願いいたします。
記
1.日程 ◯◯年◯◯月◯◯日（◯曜日）
2.時間 ◯◯:◯◯〜◯◯:◯◯
3.場所 居酒屋◯◯
住所：
電話番号：
地図：（Googleマップ等のURL）
4.会費 ￥◯,◯◯◯.−
（前日までに幹事が徴収に伺います）
なお、参加可否につきまして、◯月◯日までに、当メールの返信にて
ご回答をお願いいたします。
それではよろしくお願いいたします。
代表幹事 ◯◯
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上記例文のポイントは、日程調整はあらかじめ済ませてあって、最終確認として参加可否の回答をお願いしている点です。
日程調整の方法は「忘年会を企画中ですが、ご都合の良い日程をいくつかいただけませんか？」とメールや口頭で打診します。
特に上司に対しては、口頭で確認した方がベターです。
くれぐれも、初回の案内でいきなり開催日を連絡することのないようにしましょう。
いつもと違う会場で参加率をアップ！
幹事のもうひとつの重要な仕事、それは会場選びです。
毎回同じ居酒屋では参加者も飽きてしまいますし、盛り上がりに欠けてしまいます。
場合によっては「またいつもの場所か・・・忙しいし、お金ももったいないから・・・」と、参加を渋る人も出てくるかもしれません。
「みんなをあっと言わせたい」「みんなに喜んで参加してほしい」と思われる幹事様におすすめなのが、アニバーサリークルーズの貸切クルージングです！
アニバーサリークルーズでは多種多様なクルーザーをご用意しています。
お客様の人数やご予算に合わせて、自由にクルーザーをお選びいただけます。
また、お料理やお飲み物のメニューも豊富に取りそろえています。
和食・洋食・中華・バーベキューまで、参加者のお好みに合わせて自由に組み合わせていただくことも可能です。
豪華クルーザーで海風を感じながら、そしてロマンチックな夜景を眺めながら、気の合う仲間達との楽しいひと時は、きっとみんなの心に残る思い出深い飲み会になることでしょう。
どんな飲み会にするか迷ったら、一度コンシェルジュへご相談ください。
これまで手がけてきた多数の事例や経験から、お客様にマッチしたクルージングプランをご提案させていただきます。
編集長 | 高橋 知里
