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忘年会の参加率アップ!ポイントは案内状の出し方にアリ?

忘年会の写真

忘年会の幹事に任命されたみなさん、日程、場所、余興の内容が決まり、ホッと一息ついていませんか?

でも、ちょっと待ってください!まだやるべきことが残っています!そう、案内の提示です。

案内を出さないことには参加者が集まりませんから、これも忘年会を行ううえで大切な準備です。

 

どのような案内であれば全員が見てくれるのでしょうか?

忘年会がいつ開催されるのかわからず参加できなかったという方が出ないように、提示の仕方にも配慮したいですね。

 

 

案内状はいつ出したらいい?

 

会社の方たちは、忘年会の案内状を今か今かと待ち望んでいるかもしれません。

と言うのも、12月ともなると会社以外の忘年会の予定や、家族との予定がある方が多いからです。

忘年会の日程をなるべく早めに把握して、予定を調節したいと思うのが自然なことでしょう。

ですので、案内は忘年会の計画が決定した時点で出すことをおすすめします。

 

早めに予定が立てられれば、参加者の人数も増えるかもしれません。

せっかく忘年会を企画しても、人数が集まらなければ盛り上がりませんし、本当は参加したかったけれど、案内が遅いばかりに先に予定を入れてしまって参加できなかったという方も出てきます。

 

全員が楽しめる忘年会にしたいのなら、案内はなるべく早めに出すようにしましょう。

できれば、忘年会が開催される1か月前に場所や日程も全て決めて、案内を出せる状態にしておくのが理想です。

 

 

忘年会の案内状の出し方

 

万年筆で手紙を書こうとしている

 

忘年会の案内ですが、一体どのように書けば良いのか分からない方も多いはずです。

一般的には、会社の掲示板に案内の紙を掲示したり、1人1部ずつ案内状を配ったりするかもしれませんが、現在ではメールで案内状を送ることが主流となっています。

 

もちろん、メールをチェックできる環境にない従業員がいる場合は、別途案内状を渡すなどといった配慮をお忘れなく。全員が集まる朝礼などの時間に呼びかけるのも良いかもしれませんね。

 

 

メールで案内状を送る際の注意点

 

女性がパソコンを使っている

 

メールの場合、全員が目を通したかどうか確認が取れません。

なかには、ほかのメールに埋もれてしまって、案内メールを見逃してしまう人がいる可能性もあります。

そのため、案内メールを送る際は工夫をするようにしましょう。

 

メールの件名をつける

まずは件名です。メールの件名によっては、自分に関係の無いものと判断されて読まれないこともありますから、「平成XX年○○部忘年会のご案内」などと具体的な件名をつけて送りましょう。

件名が無しの場合や「お疲れ様です」などといった件名では見逃してしまう可能性が高いので注意が必要です。

 

宛先と送り主の名前を書く

社内では多くのメールが飛び交っています。

CCにして送ることもあるので、自分に直接関係の無いメールなども大量に入ってきます。

そこで、関係ないメールと判断されないために、一行目に誰に当てたものなのかを明記すると良いでしょう。

例えば、「○○部のみなさんへ」などと書かれていると、目を通してもらえる確率が上がります。

 

また、文末には自分の連絡先やメールアドレスなどを書いておくと、当日急に参加者の方が来られなくなった場合など、緊急時の連絡の際にも役に立ちます。

 

 

忘年会にはクルージングがおすすめ

クルーザーの写真

 

忘年会を企画するうえで幹事の方が心配するのは参加者の数です。

参加者が集まらなければ忘年会の盛り上がりに欠けてしまいますね。

それなら、「今年はクルーザーを貸切って海の上で忘年会をするぞ!」と言ってみてはいかがでしょうか。

 

普段なかなか経験することのできない海上での宴会に、みなさんどうにか都合を付けて参加してくれるかもしれません。プランの内容やクルーザーの大きさにもよりますが、お店を貸切って忘年会を開くのとほとんど変わらない予算で行うこともできます。詳しいプランなどは一度アニバーサリークルーズにご相談ください。

 

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