忘年会の幹事となったら、やらなければならない作業が数多くあると言います。なかでも特に大変な作業のひとつが、参加者の出欠管理です。そこで今回は、参加人数が増えるほど煩雑になる出欠管理を、手助けしてくれる無料ツールをチェックしてみましょう。
面倒な出欠確認は無料管理ツールで！
企業やサークルなど、その規模が大きくなるにつれて、イベントに参加する人数も増えていくものです。
また、候補日をいくつか用意する場合、日にちごとの出欠確認を一人ひとりに幹事が聞いてまわっていては、時間がいくらあっても足りません。
そういった手作業に限界を覚えたら、ウェブ上にある出欠確認の無料管理ツールを利用するのがおすすめです。
出欠確認をするうえで幹事の負担になる作業は、参加者全員の予定を尋ねることと、その結果を集計することです。
無料管理ツールでは、これらの面倒事を即座に解決することができます。
まず参加者の予定確認ですが、幹事から参加者に尋ねるのではなく、ウェブ上の専用ページに参加者一人ひとりにアクセスしてもらうことで、効率よく出欠確認をすることができます。
幹事があらかじめ候補日を挙げておき、○×で出欠の可否をチェックしてもらうため、日程調整をするときも視覚的に分かりやすく、ミスをする確率を減らすことにもつながるでしょう。
また、参加者もいつでも専用ページを閲覧して予定を書き込めるだけではなく、修正もすぐにできるというのも無料管理ツールを使用するメリットだといえるでしょう。
無料管理ツールにはいくつかの種類がありますが、そのなかでも特におすすめしたいツールについて、次の項目で紹介をしていきましょう。
おすすめをいくつかご紹介
まず1つ目の無料管理ツールとして、「調整さん」をおすすめします。
「調整さん」は、およそ6年前からこのサービスを提供しており、既に2,500万人が利用しているという実績があります。
30秒たらずで誰でも簡単に専用の出欠管理ページを作れるという手軽さが好評を得ているようです。
またパソコンやスマートフォンだけではなく、タブレットやガラケーからもアクセスができるため、参加人数が多くなって、利用者の環境がまちまちになっても使いやすいというのもおすすめしたいポイントのひとつです。
次に紹介をしたいのが、「伝助」という無料管理ツールです。
「伝助」では、基本的な出欠管理もさることながら、さらに利便性を高める一歩進んだ利用法を提供しています。
例えば、専用ページで新たな出欠の登録や更新が行われた際、その内容をメールで即座に通知してくれるという機能があります。
この機能を利用することで、幹事が逐一ページにアクセスして確認をする必要がなくなるでしょう。
また出欠の日程確認とは別に、簡単なアンケートを設置することも可能です。
このアンケート機能を利用して、「料理のメインは和洋中のどれが良いか？」といった参加者の希望を尋ねてみるのも良いかもしれません。
いずれの出欠管理ツールも、面倒な登録やログインをする必要がなく、しかも無料で利用できるので、ぜひ検討をしてみてはいかがでしょうか。
忘年会の内容はクルーズコンシェルジュへ！
予定日が決定したら、幹事が次に考えなければならないのは、実際の忘年会の内容です。
これこそが幹事の腕の見せ所とも言えるので、じっくり考えていきたいものですが、初めて幹事を任されたという方や、少し変わった忘年会を行いたいと考えている方は、悩んでしまうことでしょう。
そこでおすすめしたいのが、アニバーサリークルーズが提供する忘年会クルージングプランです。
クルーザーを完全貸切にして行われる忘年会は、豪華さとプライベート感を満喫できること請け合いです。
またアニバーサリークルーズでは、専任のコンシェルジュが幹事様を全力でサポートします。
参加人数や日時に合わせたプランやオプションを事細かに相談できるので、忘年会の内容に困ったらぜひ一度問い合わせをしてみてください。
編集長 | 高橋 知里
