そもそも案内状とは、「ぜひこの会にお越しください」という気持ちを込めた招待状でもあります。そのため、形式的なことだけを重視した案内状は、会自体が退屈なものだと思われてしまう可能性があります。では、どのような案内状を送れば参加者が増えるのでしょうか。
歓送迎会のお知らせに記載すべきこと
基本として記載しておかなくてはいけないことがあります。
・日時：日付と時間を詳しく記載しましょう。
・場所：住所だけではなく、地図を添えておくと親切です。
・会費：男女で費用が違う場合ははっきりと『男性○円、女性○円』と記載しましょう。参加費の徴収方法も記載しておくと参加者が事前に準備できるので当日はスムーズに進行できます。
・参加の有無：いつまでに参加の有無を返答したら良いか記載しておきましょう。
上記の4点は最低限記載しておくべき情報です。記載事項に誤りがないかの確認を怠らないようにしましょう。
お知らせを見て、ぜひ参加したい！と思われるためには
まず、読みやすいと思える文章を意識しながらつくりましょう。
・改行を入れる：区切り部分である句点（。）の後に改行を入れるとすっきりとして読みやすい文章になります。
つぎに、デザインの工夫をしましょう。
・人は文字だけでなく、絵や写真があるとそれに注目します。文字だけではイメージしにくい事柄に絵や写真を加えるだけで、見る側はイメージしやすくなり、行きたいと思わせることができます。お酒のイラストや当日の会場をイメージした写真をプラスするのもおすすめです。
見やすさと、デザインの工夫を意識することで、「ぜひ参加したい！」と思ってもらえる案内状をつくることができます。難しいことではないので、ぜひ試してみてください。
歓送迎会に行きたくなるオプション
参加者を増やすためには、歓送迎会自体に「参加したい」と思える要素をプラスするという方法もあります。
その要素としておすすめなのがアニバーサリークルーズのクルージングです。
高級なイメージのあるクルージングですが、人数や予算に合わせて船やオプションを選ぶことができるので、実は意外とお手頃な価格で楽しむことができます。
船上で歓送迎会を行うだけでも魅力的ですが、オプションを追加することでさらに豪華な歓送迎会にすることができます。
例えば、お料理のオプションでデザートビュッフェやローストビーフを追加して豪華な食事にしたり、ワインやカクテルをオプションとして追加したりしても良いでしょう。
普段とは違う場所で、ちょっぴり贅沢な時間を過ごせるという要素が加われば、参加率アップにつながるはずです。
クルージングでの歓送迎会が気になる方は、お気軽にお問い合わせください。
編集長 | 高橋 知里
